Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti je Narodna skupština Srbije usvojila 24. januara 2020. godine, ali je njegova primena odložena do 2. februara 2021. godine.  Odnosi se na sva pravna lica, bez obzira na to da li ona pripadaju javnom ili privatnom sektoru. 

Poslovanje privrednih subjekata podrazumeva određeni dokumentarni materijal. Jedan deo tog materijala ima poseban značaj, i zato ima status arhivske građe koja se mora čuvati kao kulturno dobro od opšteg interesa. Radi bližeg uređenja donesena su 3 pravilnika koje dopunjuju odredbe Zakona, ali još uvek nije donet onaj najvažniji pravilnik, a to je Pravilnik o izgledu obrasca arhivske knjige. Zato će se do donošenja Pravilnika koristiti Uredba o kancelarijskom i arhivskom poslovanju organa državne uprave. 

Objašnjenje pojmova

Arhivska građa

Arhivska građa predstavljaja dokumentarni materijl u originalnoj formi. Ukoliko nije moguće da se neki materijal sačuva u originalnoj formi, onda se u ahivskoj građi može naći i reprodukovani oblik dokumenta.

Arhivska građa se odnosi na dokumente koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica.

U pojedinačnim zakonima se navodi koji dokumentarni materijal je potrebno čuvati i u kom vremenskom roku. Na primer, Zakon o privrednim društvima propisuje da postoji obaveza da se osnivački akt firme čuva trajno. S druge strane, Zakon o evidencijama u oblasti rada definiše koliko je neophodno da se čuva evidencija o zaposlenima. 

Dokumentarni materijal

Zakon ga definiše kao celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata. Novina koju donosi Zakon je da dokumentarni materijal može biti i u elektronskoj formi.
Napomena: Pored mogućnosti da dokumentaciju koja je u papirnom obliku promenite u digitalnu formu (na primer skenirate dokument) Zakon vas obavezuje da je čuvate u originalu tj. u papirnom obliku.

Obaveze posedovanja Arhivske knjige za preduzetnike

Istorijski arhiv Beograda je na svom sajtu objavio mišljenje Ministarstva kulture i informisanja od 7. maja 2021. godine kojim konstatuje da ukoliko ste u statusu: 

1. Preduzetnika 
2. Udruženja čiji su osnivači isključivo fizička lica
3. Predstavništva stranog privrednog društva ili ogranka

za sada niste u obavezi da dostavite Arhivu normativna akta, kao ni arhivsku knjigu.  

Istorijski arhiv Beograda se poziva na navedeno mišljenje nadležnog ministarstva od 7. maja, ali ne prenosi sadržinu tog mišljenja u celosti niti prenosi njegov broj, kako bi svi obveznici mogli da budu upoznati sa stavom Ministarstva kulture i informisanja, kao organom u čijoj je nadležnosti davanje zvaničnih tumačenja odredbi ovog zakona. 

Dodatno, na isti zaključak da preduzetnici za sada nisu u obavezi da vode arhivsku knjigu upućuje i činjenica da su novčane kaznene odredbe u članu 65. Zakona propisane za pravno lice i odgovorno lice u pravnom licu, ali ne i za preduzetnika. 

Ipak, prema našem shvatanju, iz zakonskih odredbi ne proizlazi da preduzetnici mogu da se oslobode obaveze da dostave nadležnom arhivu normativna akta i prepis arhivske knjige. 

Obaveze koje propisuje Zakon

U članu 9. Zakon, između ostalog, propisuje obaveze stvaralaca i imalaca da: 

• Obezbede odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.
  Zakon ne precizira šta znači obezbediti prostor i opremu, ali u svakom slučaju da se odnosi na zaštitu od vremenskih nepogoda i ostalih pretnji koje bi dovele do uništenja dokumenata… Dodatno, u članu 21. Zakona subjekat ima obavezu da donese plan mera zaštite arhivske građe u slučaju rizika od katastrofe i vanrednih situacija.
• Odrede odgovorno stručno lice za zaštitu i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.
  Zakon ne objašnjava koje su kvalifikacije za imenovanje stručnog lica. Objašnjenja stručnjaka nam govore da to zavisi od same forme poslovanja. Na primer, ako ste jednočlani DOO, dakle DOO sa jednim zaposlenim, logično je da ćete samog sebe imenovati za stručno lice.
• Evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira građu i dokumentarni materijal
• Predaje arhivsku građu nadležnom arhivu.
  Arhivska građa se predaje 30 godina od njenog nastanka. Drugim rečima, dokumentaciju vaše firme nakon isteka od 30 godina od njenog nastanka morate predati na čuvanje nadležnom arhivu. 
• Osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku
• Vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu
• Dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini
  Rok za obavezu dostavljanja prepisa arhivske knjige za 2021. godinu je do 30. aprila 2022. godine. Za subjekte koji do donošenja Zakona nisu vodili arhivsku knjigu, u obavezi su da do 30. aprila 2022. godine predaju prepis arhivske knjige od godine osnivanja privrednog društva.
• Pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koji se odnosi na arhivsku građu i dokumentarni materijal. To mogu biti statusne promene, fizičko preseljenje, adaptaciju prostora, stečaj, likvidaciju i sl.

Normativni akati (Opšti akti, Pravilnici) koje vas Zakon obavezuje da posedujete

Pre nego što krenete da pravite Arhivsku knjigu, član 14. Zakona vas obavezuje da sastavite tri normativna dokumenta. Ovim aktima se zapravo uređuje upravljanje arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, i to su:

1. Opšti akt (Pravilnik) o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala 
2. Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala
3. Opšti akt (Pravilnik) o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata

Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala

Mnogi subjekti su već imali ovaj akt, i on se nazivao Lista kategorija arhivske građe i registraturskog materijala. Oni koji su koristili stariju listu, moći će da nastave da je koriste. 

Lista kategorija odslikava stvarno stanje dokumentacije. Ona treba da sadrži stavke kao što su redni broj, klasifikaciona oznaka, vrsta dokumenta, rok čuvanja i format dokumenta. Možete je koristiti kao šablon. Morate samo obratiti pažnju koje su to kategorije koje kod vas kao stvaraoca zaista postoje. One koje ne posedujete možete obrisati, a ako imate neke kategorije koje u šablonu nisu navedene, trebalo bi da ih dopišete. 

Da bi bila punovažna, listu kategorije mora odobriti nadležni arhiv. 

Rok za izradu normativnih akata

Zakon nije striktno propisao rokove za izradu normativnih akata koje svaki obveznik mora da poseduje. U javnosti su se potegle diskusije i različita tumačenja o rokovima ispunjavanja odredbi zakona. U međuvremenu, Istorijski arhiv Beograda je u već pomenutom mišljenju od 7. maja 2021. godine objavio da se: 

• Produžava rok za izradu obaveznih normativnih akata do 31. decembra 2021. godine
• Obaveza dostavljanja prepisa arhivske knjige nastaje 2022. godine odnosno prepis se dostavlja do 30. aprila 2022. godine 

Kako smo već napomenuli budući da Istorijski arhiv Beograda nije preneo sadržinu tog mišljenja niti njegov broj naš zaključak je da su navedene instrukcije namenjene samo obveznicima za koje je nadležan Istorijski arhiv Beograda. Drugim rečima, svaki obveznik bi trebalo da se obrati svom nadležnom arhivu za proveru navedenih informacija i rokova za dostavljanje normativnih akata. 

Za subjekte koji nisu registrovani kod nadležnih arhiva kao stvaraoci i imaoci arhivske građe postoji obaveza da uz normativna akta podnesu i kopiju akta o osnivanju, ili izvod iz APR- a, kao i kontakt podatke odgovornog lica. 

Kazne u slučaju neispunjenja odredbi zakona

Za neispunjavanje obaveza iz Zakona o arhivskoj građi pravno lice može biti kažnjeno novčanom kaznom u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara. Odgovorno lice u pravnom licu može biti kažnjeno novčanom kaznom do 150.000 dinara. 

U narednim tekstovima očekujte više informacija o izgledu arhivske knjige i proceduri za uništavanje dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja.